La utilidad Control de cambios de algunos procesadores de texto como Word u OpenOffice es una herramienta sencilla y muy fácil de utilizar para correctores profesionales, redactores, traductores, etc. Descubre para qué sirve y cómo funciona.

OpenOffice

Hacía mucho tiempo que no escribía un artículo estilo how to, ya sabes, uno de esos tutoriales en los que se explica cómo hacer algo con algún programa de software u otro tipo de herramientas. Rompiendo un poco la dinámica de publicaciones de este blog, he decidido hablar de una función que he descubierto hace poco en OpenOffice. En mis trabajos como redactor freelance y corrector de textos siempre he utilizado la función Control de cambios de Microsoft Word. Sin embargo, desde hace un tiempo trabajo con OpenOffice, que es un procesador de texto gratuito y, por tanto, no requiere pagar cuantiosas licencias para obtener el derecho a utilizarlo.

El caso es que durante mucho tiempo, si quería editar un texto en control de cambios para realizar algunos de mis encargos tenía que pedir un equipo prestado que dispusiera del paquete de Office de Microsoft. En más de una ocasión había buscado sin éxito algo similar a la función Control de cambios en el programa gratuito de Apache Software Foundation.

En realidad, Control de cambios es el nombre que los desarrolladores de Word le dan a esta herramienta. En OpenOffice recibe la denominación de Registro de cambios. Sin embargo, la gente busca en Google cosas como ‘control de cambios en OpenOffice’ (comprobado con la herramienta de Adwords), y de ahí el título de este post. De modo que utilizaremos ambas expresiones indistintamente.

¿Para qué sirve la utilidad Registro de cambios?

Como puedes deducir por su nombre, editar un texto en Registro de cambios permite visualizar y guardar todas las modificaciones que se realicen en un texto. Esta herramienta puede ser de gran ayuda para un gran número de usuarios habituales de los procesadores de texto:

  • Correctores ortotipográficos o de estilo cuyos trabajos deban ser revisados por el editor o enviados a imprenta.
  • Redactores freelance o en plantilla cuyos textos deban ser supervisados por sus clientes o sus jefes.
  • Traductores que realicen revisiones de otras traducciones.
  • Doctorandos que quieran informar de los cambios en sus tesis doctorales a sus directores (y viceversa, directores de tesis que deseen mostrar a sus tesinandos los errores que cometen al redactar).
  • Profesores que deban corregir cualquier tipo de trabajo académico y reenviárselo a sus alumnos con las correcciones marcadas.

Estos son solo algunos ejemplos. En general, cualquier persona que tenga que mostrar los cambios en un documento para que los revisen terceras personas o para tener registradas las modificaciones, puede sacarle partido a la edición en Control de cambios con OpenOffice.

¿Cómo se activa la función Control de cambios en OpenOffice?

¡Es extremadamente sencillo! De hecho, todavía no comprendo por qué he tardado tanto en descubrir esta utilidad. Para activar el control de cambios solo debes seguir tres pasos muy sencillos:

1. Haz click en editar, en la barra de herramientas de OpenOffice.

OpenOffice-menu-editar

En la imagen puedes ver el menú desplegable que se abrirá en la pantalla.

2. Coloca el puntero del ratón sobre la opción Cambios del desplegable

openoffice-menu-editar-cambios

En esta captura de pantalla verás otro menú desplegable a la derecha del primero.

3. Haz click sobre la opción Registro en el segundo menú desplegable

openoffice-menu-editar-cambios-registro

¿Ya lo tienes? ¡Sencillo!, ¿verdad?

Ahora solo tienes que corregir y modificar el texto como lo harías sin activar el Control de cambios, y OpenOffice guardará toda modificación que realices

El texto editado con el Registro de cambios activo

A continuación podrás comprobar  cómo quedarán registrados los cambios que introduzcas en el documento original.

openoffice-en-control-de-cambios

Como habrás observado, el texto que eliminamos queda tachado con una línea, y el que añadimos permanece resaltado con otro color. Al principio cuesta leer las palabras con letras o sílabas tachadas y otras añadidas, pero el cerebro se acostumbra rápido, y con un poco de práctica podrás leer el documento con normalidad y al mismo tiempo visualizar cada uno de los cambios.

Aceptar o rechazar los cambios

Si grabas el documento editado en Registro de cambios se guardará con todas las correcciones señaladas. Pero las modificaciones pueden ser aceptadas o rechazadas, y una vez han sido tomadas estas decisiones en todos los cambios, el documento volvera a presentar una apariencia normal.

Para aceptar o rechazar las modificaciones realizadas con el Registro de cambios debes seleccionar la opción Aceptar o rechazar en el pequeño menú desplegable de la opción Cambios en el menú Editar, tal y como puedes ver en el siguiente pantallazo.

aceptar-rechazar-cambios-openoffice

Una vez hayas seleccionado la mencionada opción, se abrirá una ventana con el todos los cambios enumerados, y la alternativa de aceptarlos o rechazarlos selectivamente, o aplicar estas opciones a todas las modificaciones.

ventana-aceptar-rechazar-registro-cambios-openoffice

También puedes aceptar o rechazar los cambios en una o varias correcciones concretas sin abrir la ventana de la opción Aceptar o rechazar, colocando el cursor sobre el texto y haciendo click con el botón derecho del ratón. Se abrirá un menú con las opciones Aceptar y Rechazar por separado y sólo afectará al texto sobre el que hemos colocado el cursor del ratón.

Ya has visto lo fácil que resulta trabajar con esta utilidad y lo práctica que es cuando estamos desempeñando un trabajo de edición donde deben intervenir otros usuarios que supervisen o complemente de algún modo nuestra labor. Pero espera, ¡todavía hay más! OpenOffice dispone de otras herramientas que te podrían interesar.

Insertar notas o comentarios en un documento de texto de OpenOffice

Esta función es todavía más fácil de utilizar que la anterior. Es muy similar a las notas que introducen los correctores profesionales en los márgenes de los textos en papel. Sirve para plantear dudas sobre cualquier asunto relativo a la edición del texto, justificar criterios, comentar cualquier cosa relevante respecto al contenido o cualquier aspecto que necesites comunicar a una tercera persona o recordarte a ti mismo.

Para insertar un comentario no necesitas activar la utilidad Control de cambios. Solo debes seguir 3 pasos muy sencillos:

1. Abre el menú desplegable en la opción Insertar de la barra de herramientas

insertar-nota-en-openoffice

2. Selecciona la opción Comentario

comentario-en-blanco

Al hacerlo se abrirá una ‘caja’ en el margen derecho del texto, como ves en la anterior captura de pantalla.

3. Escribe la nota en el interior de la caja

nota-insertada-en-openoffice

Para volver a trabajar sobre el texto solo debes colocar el cursor fuera de la caja donde quieras volver a editar y hacer click. Podrás volver a editar el comentario cuando quieras, o eliminarlo seleccionando la opción específica para ello en el pequeño botón con una flechita que aparece en la parte inferior de la caja donde has insertado la nota.

Espero que te haya servido de ayuda este tutorial. Si es así, te agradecería que dejaras un comentario o compartieras este post en las redes sociales 😉

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